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Vorgangsübersicht
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Vorgänge sollten so effizient wie möglich bearbeitet werden können. Deshalb gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten
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Bereich | Erklärung |
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Zusammenfassung | Eine kurze Zusammenfassung |
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des Vorgangs. Mit einem Doppelklick darauf kann der Text geändert werden. | Details | Unter "Details" stehen alle wichtigen Sachinformationen zum Vorgang. Die Informationen sind vom Vorgangstypen abhängig. Bis auf den Status |
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Der Status gibt den Bearbeitungsstand des Vorgangs an
Offen - Noch niemand hat mit der Bearbeitung des Vorgangs begonnen
In Bearbeitung - Jemand bearbeitet diesen Vorgang
Geschlossen - Die Arbeit am Vorgang wurde angeschlossen.
können alle Angaben inline durch einen einfachen Klick geändert werden. | Personen | Hier stehen alle Personen, die aktuell mit dem Vorgang zu tun haben. Gehört der Bearbeiter zu einem anderen Account als man selbst, zum Beispiel bei Tickets von Kundenanfragen, dann wird der Account hinter seinem Namen angezeigt. Der Bearbeiter kann über den "Zuweisen"-Button geändert werden. | Daten | Die wichtigsten Datumsangaben des Vorgangs werden an dieser Stelle angezeigt. "Zurückgestellt bis" und "fertig am" können geändert werden |
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. | Beschreibung | Hier ist Platz für eine ausführlichere Beschreibung des Vorgangs. |
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Mit einem Klick darauf kann der Text geändert werden.
Auch dieser Text kann durch einen Klick darauf geändert werden. | Dokumente | Dokumente aller Formate können von Nutzern an Vorgänge gehangen und von anderen runtergeladen werden. | Historie | In der Historie werden alle Änderungen und Kommentare angezeigt. |
Aktionen am Vorgang
Aktion |
| Erklärung |
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Arbeitszeit buchen | | Um Arbeit einfacher auszuwerten und abzurechnen, können die darauf aufgewendeten Zeiten inklusive einer Tätigkeitsbeschreibungen am Vorgang gespeichert werden. Alle gebuchten Arbeitszeiten werden zusammengerechnet und am Vorgang angezeigt. Ein Klick auf einen Mitarbeiter oder die gesamte Arbeitszeit öffnet eine Übersicht der einzelnen Zeitbuchungen. Mit den entsprechenden Rechten ist es möglich, Zeit sowohl für sich selbst, als auch für andere Mitarbeiter zu buchen. Buchungen können nachträglich geändert werden. | Dokument anhängen | | Dokumente aller Formate können von Nutzern an Vorgänge gehangen und von anderen runtergeladen werden. | Vorgang beobachten | | Auch wenn man nicht an einem Vorgang arbeitet, kann man sich als Beobachter eintragen, um über den Fortschritt informiert zu werden. Worüber man genau als Beobachter benachrichtigt wird, kann in den Vorgangsbenachrichtigungen konfiguriert werden. | Vorgang als privat markieren | | Als privat markierte Vorgänge können nur von Nutzern der Organisation des Bearbeiters gesehen werden. | Kommentar hinzufügen | | Mithilfe von Kommentaren können Informationen zum Vorgang mit anderen Nutzern geteilt werden. Kommentare werden in der Änderungshistorie angezeigt. | Zuweisen |
| Ein Vorgang kann jederzeit einem neuen Bearbeiter zugewiesen werden. Je nachdem, um was für einen Vorgang es sich handelt und zu welchem Account er gehört, kann entweder ein organisationsinterner Mitarbeiter, jemand vom externen Support (z.B. von QBRX) oder ein Kunde ausgewählt werden. Auf diese Art und Weise können zum Beispiel Wartungsaufgaben oder Support-Anfragen anderen Organisationen innerhalb von QBRX zugeteilt werden. | Wartungspartner hinzufügen |
| Um Ihren Wartungspartner bspw. an die bevorstehende Wartung automatisch erinnern zu lassen, können Sie ein oder mehrere E-Mail-Adressen hinterlegen. | Upload-Link erzeugen |
| Erzeugen Sie einen Upload-Link und senden Sie diesen an Ihren Wartungspartner. Über den Link kann der Wartungspartner bspw. Prüfprotokolle und Bilder zum entsprechenden Vorgang hochladen. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald Dokumente am Vorgang hinterlegt werden und können diese abschließend prüfen. |
Status eines Vorgangs
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| Beschreibung |
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Bearbeitung starten | | Mit diesem Button wird die Bearbeitung des Vorgangs gestartet. | Bearbeitung stoppen | | Wird die Bearbeitung des Vorgangs gestoppt, befindet er sich wieder im Status "Offen". | Fertigstellen | | Ist alles erledigt, kann der Vorgang geschlossen werden. Auch geschlossene Vorgänge können weiterhin beobachtet und Kommentare, Zeitbuchungen und Dokumente hinzugefügt werden. | Erneut öffnen | | Nach dem erneuten Öffnen können bereits geschlossene Vorgänge wieder bearbeitet werden. |
Die Status und Buttons im Flow Chart und der Tabelle sind nur Beispiele, die zum Beispiel bei den Vorgangstypen "Aufgabe" oder "Störung" gelten. Sie können jedoch für jeden Vorgangstypen individuell angepasst werden.
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Issue overview
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Area | Description |
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Summary | A short summary of the issue. Double-click the text to edit it. | Details | "Details" contains important information of the issue. The information depends on the issue type. Everything except the state can be changed inline via a click. | Persons | "Persons" shows everyone involved in the issue. The account of the assignee is shown next to the assignee if he belongs to another account. An example of this are customer requests. The assignee can be changed with the "assign"-button. | Dates | The most important dates of the issue are displayed here. "postponed until" and "due on" can be changed. | Description | A more in-depth description of the issue is found here. The text can be changed by clicking on it. | Documents | Documents can be attached to the issue and later downloaded by other users. | History | All changes and comments are listed in the history. |
Actions
Action | Symbol | Description |
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Log work | Image Added | Work and time can be logged together with a description of your job to make a subsequent evaluation easier. All logged working hours are totaled and shown at the issue. Select an employee or the total work time to open an overview of every single log. | Attach document | Image Added | Documents can be attached to the issue and later be downloaded by other users. | Watch issue | Image Added | Observe an issue to stay informed about its progress, even when not involved in the progress. Issue notifications determine what you're being informed about aus a watcher, creator or assignee. | Mark issue as private | Image Added | Private issues can only be viewed by users that belong to the same organisation as the assignee. | Add comment | Image Added | Use comments to share information about the issue with other users. Comments are shown in the issue history. | Assign | Image Added | An issue is assigned to another employee. Depending on the issue type, the assignee could be an intern of your own organisation, an external person (for example of the Hörburger AG) or your own customer. |
State of an issue
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Action | Button | Description |
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Start progress | Image Added | Starts the progress and changes the issue state from "open" to "in progress". | Stop progress | Image Added | Stop the progress. The issue will change back to the state "open". | Finish progress | Image Added | Closes the issue once everything is done. You can continue watching closed issues as well as adding documents and comments. | Reopen issue | Image Added | Reopens an issue and changes its state back to "open". |
The states in the flow chart and table are only examples of possible options for issue types like "task" or "fault". They can be individually adjusted for each issue type. |
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Vorgang bearbeiten
Optionen beim Bearbeiten des Vorgangs
Erklären:
Angaben allgemein
Zeit buchen
Dokument anhängen
Beobachten
Vorgang als privat markieren
Kommentar schreiben
Zuweisen
Starten
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